第一章 总则

第一条 为进一步加强学校干部人事档案的制度化、规范化和信息化建设，有效地保护和利用档案，提高工作效率和管理水平，根据《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27 号）、《干部人事档案工作条例》（中办发〔2018〕60号）、《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）等文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条 干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。

第三条 干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。

第四条 干部人事档案工作必须坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚持和加强党的全面领导，坚持党要管党、全面从严治党，坚持德才兼备、以德为先、任人唯贤，坚持科学管理、改革创新，服务广大干部人才，服务党的建设新的伟大工程，服务新时代中国特色社会主义伟大事业。

第五条 本办法适用于除按规定由上级管理的领导干部以外的学校在编教职工（包括在编离退休教职工、已故教职工）的干部人事档案管理工作。

第六条 干部人事档案工作应当遵循下列原则：

（一）党管干部、党管人才；

（二）依规依法、全面从严；

（三）分组负责、集中管理；

（四）真实准确、完整规范；

（五）方便利用、安全保密。

第二章 管理体制和职责

第七条 学校党委领导学校干部人事档案工作，贯彻落实党中央相关部署要求，研究解决工作机构、经费和条件保障等问题，将干部人事档案工作列为党建工作目标考核内容。

第八条 人力资源部负责学校干部人事档案工作，建立健全规章制度和工作机制，配齐配强工作力量，组织开展宣传、指导和监督检查。主要工作职责为：

（一）按国家关于干部人事档案管理的法规严格保管干部人事档案；

（二）收集、鉴别、整理和归档干部人事档案材料；

（三）接收新进干部人事档案材料并完成档案材料收集和查档补漏工作；

（四）办理干部人事档案的查阅、借阅和转递；

（五）做好年度库存统计，每年全面检查核对一次档案；

（六）定期向学校综合档案室移交死亡满五年的教职工档案；

（七）做好干部人事档案的安全、保密、保护工作；

（八）办理其他相关事宜。

第九条 人力资源部应当选配政治素质好、专业能力强、作风正派的党员干部从事干部人事档案工作。强化党性教育和业务培训，从严管理，加强激励保障。

第十条 干部人事档案管理工作人员和与其有夫妻、直系血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲关系人员的档案由人力资源部另行指定专人负责保管。

第十一条 干部人事档案管理工作人员调离时，要严格履行档案交接手续，交接手续完备，方可离岗。

第三章 内容和分类

第十二条 干部人事档案主要内容和分类包括：

（一）履历类材料。主要有《干部履历表》和干部简历等材料。

（二）自传和思想类材料。主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。

（三）考核鉴定类材料。主要有平时考核、年度考核、专项考核、聘期考核，工作鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。

（四）学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料。主要有中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称），当选院士、入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、著作译著和有重大影响的论文目录，政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。

（五）政审、审计和审核类材料。主要有政治历史情况审查，领导干部经济责任审计和自然资源资产离任审计的审计结果及整改情况、履行干部选拔任用工作职责离任检查结果及说明，证明，干部基本信息审核认定、干部人事档案任前审核登记表，廉洁从业结论性评价等材料。

（六）党、团类材料。主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察，党员登记表，停止党籍、恢复党籍，退党、脱党，保留组织关系、恢复组织生活，《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书，加入或者退出民主党派等材料。

（七）表彰奖励类材料。主要有表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号，先进事迹以及撤销奖励等材料。

（八）违规违纪违法处理处分类材料。主要有党纪政务处分，组织处理，法院刑事判决书、裁定书，公安机关有关行政处理决定，有关行业监管部门对干部有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的记录，人民法院认定的被执行人失信信息等材料。

（九）工资、任免、出国和会议代表类材料。主要有工资待遇审批、参加社会保险，录用、聘用、招用、入伍、考察、任免、调配、军队转业（复员）安置、退（离）休、辞职、辞退，公务员（参照公务员法管理人员）登记、遴选、选调、调任、职级晋升，职务、职级套改，事业单位管理岗位职员等级晋升，出国（境）审批，当选党的代表大会、人民代表大会、政协会议、群团组织代表会议、民主党派代表会议等会议代表（委员）及相关职务等材料。

（十）其他可供组织参考的材料。主要有毕业生就业报到证、派遣证，工作调动介绍信，国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件和体检表等材料。

第四章 收集和补充

第十三条 干部人事档案材料收集归档，要本着实事求是的原则，着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实档案，有效地为干部人事工作服务，为人事决策工作服务。

第十四条 干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和党的组织干部人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

第十五条 人力资源部要与形成档案材料的各有关部门（单位），建立材料收集联系制度，定期向有关部门（单位）收集新形成的干部人事档案材料。材料形成部门（单位）应当按照相关规定审核材料，在材料形成后1个月内主动向人力资源部移交。归档材料形成部门（单位）应按要求将材料交送至人力资源部并履行移交手续。交送材料时，须逐份登记材料，列明移交清单。

第十六条 有关部门（单位）送交归档的材料不符合归档要求时，人力资源部应及时通知形成材料的部门（单位）补送或补办手续。形成干部人事档案材料的部门（单位）有责任按规定认真办理。

第十七条 人力资源部应认真核对档案材料缺失情况，按程序追补缺失的档案材料。确保人事档案材料的完整性、及时性和便于提供利用。各部门（单位）及教职工本人须予以配合。

第五章 鉴别和归档

第十八条 归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚（不得使用铅笔、圆珠笔、红色及纯蓝墨水和复写纸填写），对象明确，写清承办部门（单位）（规定盖章的需加盖组织印章）。

第十九条 档案材料一般不使用复印件。特殊原因需存入复印件，须交原件至人力资源部审核，并加盖公章，才能归档。

第二十条 将鉴别过的档案材料按中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）要求进行认真整理，做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，使每卷档案达到完整、真实、精炼、实用的要求。

第六章 利用和审核

第二十一条 因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅干部人事档案：

（一）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；

（二）干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、退（离）休、社会保险、治丧等；

（三）人才引进、培养、评选、推送等；

（四）巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；

（五）经学校批准进行的编史修志；

（六）干部日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题等；

（七）其他因工作需要利用的事项。

干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项，可以按照有关规定提请查阅档案。

第二十二条 查阅档案人员应当2人以上,一般均应为中共党员。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容。

第二十三条 校内部门（单位）查阅干部人事档案，须填写《广东省外语艺术职业学院查（借）阅干部人事档案审批表》，按照规定办理审批手续。

第二十四条 校外单位确因工作需要查阅干部人事档案，需带单位介绍信，按程序审批和登记后查阅档案。

第二十五条 档案原则上只能摘抄，确因特殊情况需要复制，须在《广东省外语艺术职业学院查（借）阅干部人事档案审批表》上列明需要复制的材料明细，并经查档部门（单位）负责人以及人力资源部负责人审批。需要从档案中复印材料的，一律由干部人事档案管理工作人员代为复制。摘抄、复制的档案材料，须经干部人事档案管理工作人员审核并登记，用后由查阅部门（单位）妥善保管或登记销毁。

第二十六条 干部人事档案一般不予外借，组织人事和纪检监察部门确因工作需要借阅的，应当履行审批手续，在规定时限内归还，归还时应当认真核对档案材料。借用者应严守保密制度，不得转借他人或复制留底。

第二十七条 查（借）阅干部人事档案归还时，应对查（借）阅归还的档案逐卷逐页进行审核。

第二十八条 应当坚持“凡提必审”、“凡进必审”、干部管理权限发生变化的“凡转必审”，在干部动议、考察、任职前公示、录用、聘用、遴选、选调、交流，人才引进、军队转业（复员）安置，档案转递、接收等环节，严格按照有关政策和专项工作要求，及时做好干部人事档案审核工作。

第二十九条 干部人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，重点审核干部的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务（职称）、学术评鉴、奖惩等基本信息，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等。

第三十条 干部人事档案审核中发现的问题应当按照相关规定及时进行整改和处理。涉及干部个人信息重新认定的，应当及时通知干部所在部门（单位）和干部本人。凡发现档案材料或者信息涉嫌造假的，组织人事部门等应当立即查核，未核准前，一律暂缓考察或者暂停任职、录用、聘用、调动等程序。

第七章 转递

第三十一条 干部人事档案转入学校须经审核、登记、入库、整理等流程，具体要求如下：

（一）人力资源部负责对新入编干部人事档案进行初审，登记档案缺件，并限期追补；

（二）人力资源部仔细核查并登记档案信息，在一个月内将档案编号入库，半年内对新进干部人事档案进行整理，并追踪缺件追补情况；

（三）人力资源部应及时催要干部人事档案暂未转入学校的在编人员档案；

（四）各部门（单位）及教职工本人应配合人力资源部做好干部人事档案材料催要及缺件追补工作；

（五）人力资源部不接收教职工个人自带干部人事档案；商调过程中人员的干部人事档案不转入人力资源部。

第三十二条 教职工出现工作调动、职务变动或离职等情况，经批准后，应当将档案转递至相应的干部人事档案工作机构、公共就业和人才服务机构或者该教职工本人户籍所在地的社会保障服务机构。

第三十三条 转递档案须遵守以下规定：

（一）转递干部人事档案必须经过人力资源部负责人同意才能转递；

（二）转递干部人事档案必须按统一规定的“干部人事档案材料转递单” 的项目详细登记，严密包封；

（三）干部人事档案应通过机要局转递或派专人送取，不得邮寄或交本人（或亲属）自带；

（四）转出的干部人事档案必须完整安全，并按规定经过整理装订，不得扣留材料或分批转出；

（五）一般情况下在商调过程中的教职工的档案不得先行转出。

第八章 检查核对

第三十四条 定期或不定期对库存干部人事档案进行检查核对，确保干部人事档案的安全。每年年终全面检查核对一次，重点核对干部人事档案名册所记载的与库存干部人事档案是否一致。

第三十五条 在下列情况下，应及时进行检查核对：

（一）在水灾、火灾、地震、战争等突发事件之后；

（二）发现虫害、霉变、潮湿等情况时；

（三）怀疑某份档案可能丢失时；

（四）干部人事档案管理工作人员更替时，需办理移交手续。

第九章 条件保障

第三十六条 干部人事档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十七条 学校为干部人事档案室提供专用的、符合干部人事档案管理要求的档案库房，做到办公、阅览、库房“三分开”。库房内应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施设备。

第三十八条 存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施设备。

第三十九条 学校为干部人事档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第十章 纪律和责任追究

第四十条 开展干部人事档案工作必须遵守下列纪律：

（一）严禁篡改、伪造干部人事档案；

（二）严禁提供虚假材料、不如实填报干部人事档案信息；

（三）严禁转递、接收、归档涉嫌造假或者来历不明的干部人事档案材料；

（四）严禁利用职务、工作上的便利，直接实施档案造假，授意、指使、纵容、默许他人档案造假，为档案造假提供方便，或者在知情后不及时向组织报告；

（五）严禁插手、干扰有关部门调查、处理档案造假问题；

（六）严禁擅自抽取、撤换、添加干部人事档案材料；

（七）严禁圈划、损坏、扣留、出卖、交换、转让、赠送干部人事档案；

（八）严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁干部人事档案；

（九）严禁违规转递、接收和查（借）阅干部人事档案；

（十）严禁泄露或者擅自对外公开干部人事档案内容；

（十一）严禁其他违反国家法律法规及有关规定的行为。

第四十一条 学校纪检室按照有关规定，对干部人事档案工作进行监督检查。

第四十二条 学校党委及组织人事部门在干部人事档案工作中，必须严格执行本条例，自觉接受组织监督和党员、干部、群众监督。对干部人事档案工作中的违纪违规行为，有权向组织人事部门、纪检室举报、申诉，受理部门应当按照有关规定查核处理。

第四十三条 对于违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者党纪政务处分，并视情追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规处理。

第十一章 附则

第四十四条 本办法自印发之日起施行。

第四十五条 本办法未作具体规定的，按上级相关规定执行。

第四十六条 本办法由人力资源部负责解释。

附件：广东省外语艺术职业学院查（借）阅干部人事档案审批表

附件：

广东省外语艺术职业学院查（借）阅干部人事档案审批表

项目内容	姓名	单位	职 务	政治面貌
查（借）档案对象
查（借）档案人员
查（借）档案事由	用途：
	方式：查阅□ 复印材料□ 借阅□（借期： ）
查（借）档案内容	（如需复制，须明确提出复制要求并列出材料明细）
查（借）阅部门单位意见	负责人签字： （公章） 年 月 日
人力资源部意见	负责人（签字）：（公章） 年月日
还档记录	经办人： 年 月 日

说明：1.本表可从人力资源部网站下载或按原版式复制，查（借）阅干部人事档案时请提交纸质版，表内栏目需认真填写。

    2.“查（借）阅干部人事档案单位意见”由所在二级学院党组织负责人签字同意，党政管理、教辅部门由主要负责人签字同意，并加盖公章。

    3.查档对象和查档申请人在3人以上应另附名单，并在所附名单上加盖公章。

    4.本表经人力资源部签署审核意见之日起3个工作日内有效。